書類・マイクロフィルムの電子化（スキャン、入力代行）、文書管理システムなら山崎情報産業

「電子化を進めたいけれど、どの書類を電子化して、どれを紙で残すべきか判断できない」 バックオフィス部門から最も多く聞かれる悩みです。
実際、「全部スキャンすれば良い」と判断して進めてしまい、後から管理しきれず電子化プロジェクトが頓挫するケースは珍しくありません。

• スキャンしても検索性が上がらない
• ストレージが無駄に膨らむ
• 承認フローと紐づかず運用が形骸化
• 電帳法の要件を満たさず、後からやり直しになる

こうした失敗の多くは、最初の“選別基準”が曖昧なまま作業を始めてしまうことが原因です。
本記事では、書類電子化における「何をスキャンし、何を紙で残すか」の判断基準を、実務で使える形で整理します。

電子化すべき書類と紙で残す書類を分ける4つの視点

書類を電子化するかどうかを検討する際には、以下の4つの視点が参考になります。

① 法律要件（法定保存・電帳法対応が必要か）

• 税務書類や会計帳簿 → 電子帳簿保存法の要件を満たせば電子化可能
• 契約書 → 電子契約が主流。紙契約はスキャナ保存要件の対象

法律で“紙原本での保存が求められている書類”は基本的に紙保管が必要です。
ただし法制度は更新されます。案件ごとに自治体・業界の最新ガイドラインを確認して下さい。

② 業務重要度（業務継続に不可欠か）

• 社内規程、マニュアル、手順書
• 取引先リスト、図面、仕様書

これらは電子化で検索性を高めるメリットが大きく、事業継続性の観点からも優先度が高いです。

③ 利用頻度（閲覧・検索が多いか）

• 1年に数回以上参照する書類 → 電子化が効果的
• 「倉庫に眠っているだけ」の書類 → 紙のまま保管でも問題ないが、重要な書類の場合は電子化を推奨します

④ 証憑性・エビデンス性（改ざん防止の必要性）

• 社内承認済みの申請書
• トレーサビリティが重要な品質記録

こうした書類は、電子化してメタデータやログでトレーサビリティを担保することを推奨します。

すぐ電子化すべき書類（紙のまま残っているケース中心）

以下では、紙のまま運用を続けることで発生しがちな課題と、電子化によって得られる具体的な効果を整理しています。

① 学籍簿・台帳類

• 検索性が大幅に向上し、過去情報へのアクセス時間を削減できる。
• 年度ごとの蓄積情報を横断的に参照でき、OB・OGへの対応がスムーズになる。
• 棚卸や照合作業が簡易化し、事務工数を削減できる。
• 災害・紛失リスクが減少し、BCPの観点から管理の信頼性が向上する。

② 図面・仕様書・技術資料

• 必要な図面をすぐに検索でき、過去案件の情報を活かした迅速な意思決定が可能になる。
• 現場・オフィス・外部との共有が容易になり、作業調整のスピードが向上する。
• 過去版も含めた参照が容易になり、差異確認やトラブル防止に役立つ。
• 大判図面でもデジタル化により保管が容易になり、物理スペースを削減できる。

③ 契約書（紙契約）

• 条項検索が可能になり、契約内容の確認が迅速に行える。
• 部署横断での共有がスムーズになり、トラブル発生時の対応速度が向上する。
• 保管スペース削減だけでなく、提出・照会作業の効率も向上する。

④ 申込書（顧客・会員・現場受付等）

• データ化により入力作業が短縮され、顧客・会員情報の反映が迅速になる。
• 検索性が向上し、問い合わせ対応がスピーディに行える。
• 他システムへの転記工数が削減され、人的ミスの発生を抑制できる。
• 受付情報を即時共有できるため、対応品質とスピードが向上する。

⑤ 研究報告書・調査報告書

• 全文検索により過去の知見を即座に活用でき、研究や調査の生産性が向上する。
• 図表・データ・参考文献を横断的に参照でき、分析の質を高められる。
• 複数部門で容易に共有でき、ナレッジ活用や再利用が促進される。
• 後続プロジェクトの企画・改善時に過去報告の参照が迅速に行える。

※上記の効果は、書類を電子化するだけでは十分に得られない場合があります。検索性向上や業務効率化を実現するためには、OCRなどの付随システムとの併用が前提となるケースがございます。

紙で残すべき書類（無理に電子化しない方が良い）

① 法律上、紙原本の保存が求められるもの

（例）一部の登記関連書類、官公庁への提出原本。※法令により異なるため、最新の制度確認が必要です。

② 物理的価値があるもの

• 印影の原本
• 金券、証票
• 社判管理リストの原本

電子化しても原本が必要となるケースが多いため注意してください。

③ 「次の更新時に廃棄されるだけ」の古い書類

費用対効果が低いため、無理に電子化せず紙のままでよい場合があります。

判断に迷う「グレーゾーン」の整理方法

電子化プロジェクトで最も揉めるのは、次のような書類群です。

• 契約書の控え
• プロジェクトの参考資料
• 手書きメモ
• 業務日誌

これらは以下の2つの追加基準で評価します。

① 保管期間の長さ

→ 3年以上保管が必要 → 電子化メリット大。
→ 1年以内に廃棄予定 → 電子化不要。

② 検索が必要か（誰が・どれくらいの頻度で）

「あとで探す可能性がある」書類は電子化した方が“探すコスト”が激減します。

電子化する順番を間違えないためのロードマップ

電子化の失敗パターン

→ 『古い書類』からスキャンし始める
→ 『重要な書類』が後回しになる
→ 途中で挫折

正しい手順は次の通りです。

1. “頻繁に使われる書類”から始める — 検索性・ペーパーレス効果がすぐに出る。
2. 次に“電帳法対象書類”を進める — 法対応が必要なため優先度が高い。
3. 最後に“バックログ（古い書類）”に着手する — リソースに余裕が出たタイミングで進める。

まとめ

— 書類の電子化は、“どの書類から着手するか”を明確にすることが成功の第一歩です。
次回は、電子化の品質を決める「OCR精度を高めるスキャン設計」について、実務視点で詳しく解説します。

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