書類スキャン業務の“委託トレンド”と選定ポイント
はじめに
紙に囲まれた会議室、押し入れに眠るファイル。
そんな風景が少しずつ過去のものになりつつあります。2025年、企業の情報管理は「電子化」が前提となり、スキャン業務を専門業者に委託する流れが加速しています。
本記事では、最新の委託トレンドと、パートナー選定のポイントを実務目線で解説します。
書類スキャン委託の最新トレンド
AI-OCRや自動分類システムの普及により、単なる“紙のデジタル化”から“データ活用”へと目的が変化しています。
また、セキュリティ要件の高まりにより、委託先にはより厳格な管理体制が求められるようになっています。
山崎情報産業株式会社では、業界別ニーズに応じたスキャン体制を整備し、電子化からその後の活用まで一貫して対応しています。
自社スキャンとの比較ポイント
社内でスキャナを使って対応するケースもありますが、委託スキャンには以下の利点があります。
- 大量の書類を短期間で処理可能
- 高精度なOCRやテキスト検索可能なPDFなど、高度な加工が容易
- セキュリティ体制が整備された環境での作業
- 担当者の業務負荷を軽減できる
委託先選定の5つの基準
書類スキャン業務を委託する際、単に価格や納期だけで判断するのではなく、
業務全体の品質や信頼性を左右する以下の5つの観点を確認することが重要です。
- ① スキャン実績とノウハウ
過去の対応件数や業界別の実績が豊富な業者は、業務理解が深く、柔軟な対応力にも優れています。
特に業界特有の書類形式や運用ルールへの理解があるかどうかは、スムーズな進行に直結します。 - ② セキュリティ体制
スキャン業務では、社内文書や個人情報を扱うケースも多く、情報漏洩リスクへの対策が不可欠です。
入退室管理やアクセス制限など、物理的・技術的なセキュリティ体制が整っているかを確認しましょう。 - ③ スキャン品質
画像の鮮明さ（解像度）や傾き補正、明るさ調整などの処理精度は、後のOCR処理やデータ活用に大きく影響します。
ファイル形式の柔軟な対応も含め、業務に適した品質が確保されているかがポイントです。 - ④ 検品・品質保証
スキャン後の全件検品や二重チェック体制があるかどうかは、納品物の正確性を左右します。
また、ISO 9001（品質）などの認証取得がある業者は、業務運営の信頼性が高く、安定した品質が期待できます。 - ⑤ 電子化後の活用提案力
単なるスキャン作業にとどまらず、電子化後のデータ活用方法まで提案できる業者は、
業務改善や情報共有の観点でも価値があります。
電子化を「目的」ではなく「手段」として捉え、次のステップまで見据えた提案ができるかが重要です。
まとめ
書類の電子化は、単なる作業ではなく、業務効率化や情報共有の基盤となる重要なプロセスです。
委託先を選ぶ際は、スキャン技術だけでなく、セキュリティ体制や電子化後の活用までの提案力など、総合的な視点で判断することが求められます。
山崎情報産業株式会社では、契約書・申請書・設計図面などの大量文書に対応したスキャン体制を整備し、
ISO 9001に基づく品質管理とプライバシーマーク取得による強固なセキュリティ体制のもとで作業を行っています。
また、電子化後のデータ活用においては、高精度なAIOCR技術を活用し、定型・非定型問わず多様な文書の自動仕分け・読み取りを実現。
さらに、AI検索システム（RAG検索）などの独自開発にも取り組んでおり、電子化したデータをより検索しやすく活用できるソリューション提案が可能です。
自社スキャンセンターと信頼できる協業パートナーとの連携により、大規模案件にも柔軟に対応できる体制を構築しており、品質と納期の両立を実現しています。
電子化のその先まで見据えた一貫対応で、企業の情報資産を未来につなぐサポートをいたします。