“使っている”からこそ電子化──現役マイクロフィルム業務の課題とその解決法
書庫で回すリーダー、交代で覗き込む画面、目を凝らして探す明細や図面。
マイクロフィルムは「もう使っていない昔の記録媒体」と思われがちですが、実は現在進行形で活用されているケースも少なくありません。
特に金融機関の取引明細、製造業の製品図面、自治体の台帳、大学の研究資料などは、日々照会や参照が発生しています。
その一方で、「検索に時間がかかる」「出し入れのたびに紛失リスクがある」といった、今まさに直面している課題も少なくありません。
よくある課題①：検索に時間がかかる
- 巻き戻し・巻き送りを繰り返して1件の照会に数十分
- マイクロフィッシュのコマ位置を調べるのに資料探し＋読み取りの手間
- 担当者のスキルや機器のクセに依存しがち
電子化のメリット
- インデックスやOCR検索を活用することで、「取引番号」「図面番号」「日付」などの項目から瞬時に目的のデータにアクセス可能
よくある課題②：書庫からの取り出しに不安
- 利用のたびに原本を出し入れすることで、紛失や誤戻しのリスク
- 閲覧機器が1台しかないため業務が属人化・渋滞
- 閲覧中に原本を破損・混在させてしまうことも
電子化のメリット
- 原本を出し入れする必要がなくなり、共有サーバやクラウド上で安全かつ効率的に情報にアクセス可能。BCP対応にも有効
よくある課題③：閲覧環境が限定的
- 閲覧できる部署・人員が限られている
- 閲覧装置の故障や操作不能で業務がストップ
- 担当者退職後に扱える人がいない
電子化のメリット
- 端末フリー・場所フリーでの活用が可能になり、業務属人化を防止
- デジタル化により、後継担当者でもすぐに活用できる環境を整備
山情だからこそ提供できる価値
- ✅ 国内最大級のCOM・フィッシュ対応スキャナ保有体制
- ✅ 累計3億7千万コマ以上のスキャン実績
- ✅ 電子化後のRAG検索・データ活用支援も視野に入れた提案力