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大学様向け16mmマイクロフィルム電子化事例紹介

電子化背景と課題

・電子データでのバックアップ
2011年以降、学籍原簿・成績原簿等の永年保管の文書を大量に抱えた大学では、今後の災害に備えて、紙やマイクロフィルムのみの保管になっている過去の原簿についてバックアップを取りたいという動きがありました。
永年保存の必要な原稿については、長期保存を実現するために、ひとつの媒体のみで保存することはリスクになります。
そのため、紙やマイクロフィルムという媒体のみで保存している原簿について、電子化を行い、保存媒体を分散させるということが電子化の背景になります。
また、同時にマイクロリーダーも多くのメーカーによって保守切れや製造中止という背景もあり、マイクロフィルムで保存しているものを電子化する理由が強くなりました。

・証明書発行の問合せ対応の業務効率化
月に2~3回ほど、紙管理やマイクロフィルム管理になっている時代の卒業生からの証明書発行の問い合わせが大学学事(教務)の部署で発生しています。検索頻度は少ないものの、莫大なボリュームの紙やマイクロフィルムの学籍・成績原簿からひとりの卒業生を検索することは非常に手間と時間が掛かります。場合によってはひとりの検索に半日を要することもあるほどでした。そのため、問い合わせ業務の効率化を図るという理由からも電子化を検討することとなりました。
16mmマイクロフィルム電子化前業務フロー

16mmマイクロフィルム電子化


過去の各種原簿を記録した16mmマイクロフィルムの電子化~i-fileによる電子文書管理
 原稿:学籍・成績原簿等
 ボリューム:20万コマ(リール数:約200巻)
 作業期間:3ヶ月対応

教務システム導入前の年代(平成半ば)から問い合わせが多い昭和50~60年代までのマイクロフィルム保管されている成績原簿をすべてスキャンし、学籍番号をファイル名として学生単位にマルチイメージデータ化を行いました。
そして、教務システムにて管理出来ていない、電子化をした過去分ものは当社文書管理システム「i-file」を導入し管理することとしました。
 

電子化後の導入効果


電子化を実施とi-file導入によって、下記効果を実現しました。

 1.業務効率化とコスト削減
従来マイクロリーダーで行なっていたの検索作業を学籍番号によってi-file検索が可能となり、格段に問い合わせ業務が効率化されました。
これによってそれにかかっていた対応コストとマイクロリーダーの保守が不要となりコストが削減されました。
 
2 .永年保管の実現の可能性
アナログとデジタル双方の媒体で保存媒体を分散したことによって、ISO11506に記された長期保存(100年)の実現に向けた体制を取ることができ、今後首都圏で懸念されている災害への対策を行うことができました。
16mmマイクロフィルム電子化後業務フロー
 
i-fileに関しての詳細は下記よりご確認ください。

スキャンデータの検索・運用に
文書管理システム「i-file」をご利用ください。

「i-file」は、既設の社内システムやアプリ、ツールとの連携も可能なため導入がしやすく、優れたデータ検索性や高速表示など使いやすさにも配慮された文書管理システムです。

  文書管理システム「i-file」
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