分類ルールの設計術
「電子化したはずなのに、目的の書類がすぐに見つからない」
「検索をかけても、似たようなファイル名が並んでいてどれが正解かわからない」
前回のコラムでは、電子化した情報を資産に変える「メタデータ設計」の重要性をお伝えしました。
しかし、現場で最も多くの人が直面するのは、日々の「フォルダの作り方」や「ファイル名の付け方」のバラつきです。
個人のセンスに頼った管理は、組織が大きくなるほど「探しもの」という大きな時間コストを生みます。
本記事では、組織全体で迷わず、目的の書類へたどり着きやすくするための具体的な設計術を解説します。
- 「場所」で探すか、「属性」で探すか？
- 失敗しないフォルダ階層の「3層ルール」
- 機械と人間、両方に優しい「命名規則」のテンプレート
- 「最新版がわからない」を防ぐバージョン管理
- ルールを形骸化させないための運用ポイント
「場所」で探すか、「属性」で探すか？
文書管理には大きく分けて2つの探し方があります。
- フォルダ階層（場所で探す）： フォルダを順番にクリックして辿る、直感的な方法。
- 検索機能（属性で探す）： ファイル名や日付、取引先名などのキーワードで絞り込む方法。
実務上、どちらか一方に絞る必要はありません。大切なのは、「フォルダで大枠を絞り込み、ファイル名（メタデータ）で特定する」という一貫したルールを設計することです。
失敗しないフォルダ階層の「3層ルール」
フォルダが深すぎるとクリックの手間が増え、浅すぎると中身が散乱します。実務では以下の「3層」を基本に設計することをお勧めします。
【第2層】中分類：年度・プロジェクト・顧客（例：2025年度、取引先名A）
【第3層】小分類：書類の種別（例：請求書、契約書、図面）
ポイントは、フォルダ名に「01_」「02_」といった数字（インデックス）を振ることです。これにより、OSの並び替え機能に関わらず、常に意図した順番で表示されるようになります。
機械と人間、両方に優しい「命名規則」のテンプレート
「ファイル名」は、単なるラベルではなく、それ自体が検索のためのメタデータです。以下の構成で統一することで、検索性は劇的に向上します。
推奨する命名規則：
例：20260219_山崎情報産業_請求書_システム導入PJ.pdf
なぜ「日付」を先頭にするのか？
日付を先頭にすると、ファイルが常に時系列順に並びます。また、全角・半角や「（株）」の有無などのゆらぎを排除することで、検索漏れを防ぎます。
「最新版がわからない」を防ぐバージョン管理
「請求書_確定版」「請求書_最終版(2)」といったファイル名が並ぶのは、混乱の元です。
- 「最新」という言葉を使わない： ファイル名の末尾に「_v1」「_v2」と添える、または日付で管理します。
- 古いものは「oldフォルダ」へ： 常にカレントフォルダには「今使うもの」だけを置く工夫が必要です。
ルールを形骸化させないための運用ポイント
ルールを根付かせるためには、技術的な設計だけでなく、「現場の負担を減らす運用設計」が必要です。
- ルールの明文化： フォルダの最上階層に「管理ルールマニュアル」を配置する。
そうすることで新入社員でも迷わず正しく登録ができる - デスクトップ保存を禁止する：ファイルは直接共有サーバーへ保存する事を徹底し、個人のPCにファイルを残さないルールを設けます。
- ファイル名入力をシンプルにする：全項目を手入力させるのではなく、「日付」と「取引先名」だけにするなど、手間を最小限にして入力漏れを防ぎます。