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書類スキャン代行 お見積り~ご納品までの流れ

書類スキャンサービスのお見積り金額や品質を見極めるポイントにもなります。

山崎情報産業とお取引させていただいているお客様で、当社書類スキャンサービスをご利用頂いている多くの理由は

 

 ・対象書類の量が多すぎて社内でスキャン(電子化)を行うには非効率的である。
 ・対象書類の状態(サイズや紙質等)が複合機のスキャナー機能など一般的な機器では非効率的である。

 ・対象書類は個人情報や内部機密情報を含んでおり、セキュリティの確保が出来る外注先である事が必要。

 ・単純に電子データ(イメージデータ)を作成するだけでなく、今後検索する事も考慮した仕組みも整えたい。

 

といった理由になります。上記のようにスキャン(電子化)をする上で、近いお悩みがございましたら

ぜひ一度お声掛け下さい。 

書類スキャン代行 お見積り~ご納品までの流れ

紙スキャンサービスの流れ

 

①原稿確認・仕様打合せ、②見積り・仕様作成

・正確なお見積り金額を算出するためには、スキャンする対象書類の状態(保管状態、ホチキス・クリップ・付箋等の有無、劣化状態等)の確認、スキャンする上での対象書類の取り扱い、ご希望の納品形態(解像度・階調等のスキャン仕様等)、納期などのヒアリングをさせていただいてからになります。

・スキャンの際の保存データ形式は、PDF,TIF,JPEG等ご希望の形式をご指定ください。

また、スキャンデータを検索閲覧するのに便利な「i-file」もご検討ください。
・決められたご予算内で目的を果たすためには…というご相談には、こちらから仕様についてご提案させていただく場合もございます。

 

③サンプル確認・ご発注

スキャンの品質確認、また、納品形態の仕様を最終確定するため、弊社よりサンプルをご提示する場合がございます。お見積り内容・金額・仕様がすべて確定した上でご発注いただきます。

 

④原稿引取

ご契約前の仕様で決定している方法にて、先ずはスキャン対象の書類をお受け取りの手配から始まります。
スキャン書類の量・サイズも当然ですが、移動距離・引取に伺う拠点数に応じた引取方法、スケジュールの調整を行いお伺いします。また機密書類についてはご希望のセキュリティレベルに合わせたお引取方法を整えて伺います。

 

⑤テスト作業、⑥本番スキャン作業

①・②で決定した仕様に応じた作業体制を組み、高品質かつ高セキュリティの作業を実施いたします。

 

⑦検索キー入力

スキャンしたデータを既存の検索システムに乗せる場合は、それを想定したテキスト情報の入力(検索キーワードの入力作業)等、既存システムへ登録するためのデータ作成も承っております。(データエントリー(入力代行について)

 

⑧納品前チェック

一通りの作業完了後は、再度、納品前の最終チェックを行います。

チェック作業を入念に行い、高品質のサービスを提供出来るよう努めております。

 

⑨納品

ご納品の際には、同時にお預かりした書類のご返却を行います。返却の際、元の引取場所ではなく、倉庫等の保管場所への手配も可能です。(但し、お立会いいただき返却物のチェックを行わせていただきます。)

 

文書管理システム「i-file」
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