カード会社様の「i-file」ご活用事例

債権管理業務に特化した文書管理システムを「i-file」をベースに構築！

「i-file」を特定の業務に合わせた形にカスタマイズを行い、業務に特化した文書管理システムとしてご利用頂いているケースがございます。このページでは、金融業界で発生する「債権管理」業務に特化したシステム構築を行った事例を紹介いたします。

背景

背景：　債権管理業務（問い合せ対応等）は紙による運用

導入前：

　支払延滞会員の調査資料等をバインダーにて会員毎に保管し、検索・閲覧は紙にて運用。

　バインダー中身書類例：　

　　　住民票、戸籍謄本、裁判関連資料一式、判決正本、和解書、破産、再生事件通知書、弁護士受任通　

　　　知書、債権届/取引明細　等々。

 

＜導入前の管理状況＞

現在の保管数        ：　社内に数万冊のバインダーが存在。

社内保管必要期間   ：　約1年～3年。

※社内保管の必要性が無い書類（完済・債権償却した等）のバインダーは外部倉庫にて保管。

保管期間             ：　完済後は10年、債権償却するものは永年保管が必要。

新規発生件数      ：　月間数百件。

案件毎の枚数      ：　種類が多く様々（平均10枚/案件）

照会検索頻度      ：　会員・弁護士・裁判所から照会があった都度、書庫よりバインダーを探し電話にて問い合せ対応。

検索方法      　    ：　現在は書庫に会員の債権回収の進捗別に区分けして収納。問合せ都度担当者が書庫を検索。

課題とソリューション

課題：　紙運用による業務非効率と紛失・漏洩リスク

・照会依頼がある度に書庫よりバインダー（該当書類）を検索しなければならない等、非効率。

・原本の書庫出入りがあるため、戻し忘れ等から資料の紛失リスクがある。

・個人情報保護の観点から、検索閲覧管理（在庫、中身、出入りチェック）を徹底する必要がある。

導入前管理画像

 

ソリューション1：「i-file」による債権管理システムの構築

 

下記業務フローに沿った機能を盛り込んだフロントシステムを構築。

⇒紙（原本）による運用を全てシステム化し、漏洩リスク・紛失リスクを低減し、業務効率化を実現！

 

【債権管理業務フロー】

1）新規債権登録  2）照会対応　3）債権完済・未済管理　

 

【i-fileカスタマイズ機能】

①登録機能

⇒スキャナーを使用して債権書類をi-fileイメージとして登録し、会員番号の書類別にデータベースに登録する機能 。

②照会機能

⇒1）登録機能で登録した会員番号を検索キーとi-fileイメージを表示する。

③債権完済登録機能 

⇒会員番号単位にデータベースに債権完了年月と保存年限を登録する機能。

⇒CSVデータによるデータベースに一括登録する機能。

導入後管理

操作イメージ

ソリューション2：債権関連資料を出張スキャンで対応

個人情報である債権関連資料の社外持ち出しは厳禁とのお客様のご要望にお応えして、

お客様社内に当社スキャン部隊が出張し、資料の電子化を実施。

 

作業用機材　　 : 画像作成用スキャナ、及び制御、検査用PC等機器を持込み設営。

　　　　　　　　　　作業室内限定でのLAN環境構築（外部接続一切無し）

作業人員　　　 : 少人数チームを編成（進捗に応じた派遣人数を考慮）

派遣期間　　　 : 3.0ヶ月。

作業時間　　　 : お客様の就業規定に沿い対応。

作業内容　　　：債権資料のスキャン作業と債権管理システム登録データ作成。

ボリューム　　：数万件。　平均10枚/件。

画像ファイル　：1債権者案件を1ファイル化、白黒200dpi、最終マルチTiffにてi-file。　

原稿サイズ　　：債権契約書：A4袋綴・製本状態・1枚もの等様々。

出張スキャン

評価

債権管理という重要な情報（個人情報）が絡む書類の電子化を推進出来た事で、より個人情報保護の徹底が図れるようになりました。また、電子化した事で原本の移動が無くなり、人的ミスによる紛失や情報漏えいのリスクを限りなく低減させる事ができました。
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