西松建設様の「i-file」ご活用事例

既存システムと「i-file」を連携。年間112日の工数削減を実現!

「i-file」は、紙情報もMSOfficeファイル等の電子データもひとまとめにし、そのままの形で全てを電子化することができます。
各ドキュメントは、全文OCRによるインデックス自動作成機能により、また各々のページにタグインデックス(仕切り、目次、コメント)を設定しておくことで、ページ数が膨大になったとしても目的の文書やページを簡単に取り出すことが可能となります。

背景

背景: 工事実績情報サービスCORINSへ、自社工事情報の登録が義務づけられた。

建設業界では、業界を挙げての情報化が進んでおり、公共工事においても、発注をめぐる入札・契約手続きにおける不正行為の防止などを目的に、各発注機関が共同で利用でき、建設会社の技術力を公正に評価しうる工事実績情報のデータベース整備が進んでいます。日本建設情報総合センター(JACIC)が運用を行っている工事実績情報サービスCORINS(Construction Records Information Service)もそのひとつです。
 
国、地方公共団体および公益団体が発注した工事に関して、規定の条件に該当するものは、工事情報をCORINSに登録する義務があります。これによりCORINSに登録された工事の関連情報は、発注者がCORINS経由で工事実績を確認できるようにもなっています。

課題とソリューション

課題1: 社員に活用されていない既存データベースを有効活用したい

一般に工事実績情報には、工事件名、発注者、請負金額、工事場所、工期などの契約情報をはじめ、技術者情報や技術情報などがあります。特に、技術情報は、計画書、報告書、記録文書、図面、写真など、膨大な情報量になります。   工事実績情報や、計画書、報告書、記録文書、図面、写真などの豊富な技術データが蓄積されていても、社員が活用しきれていなかった。
西松建設様では、ドキュメント管理システムによる社内データベースを構築し、ドキュメント管理を行っていましたが、CORINS対応データベースと連携していないことから、システム間の情報がうまく活用されず、非効率であるという問題が生じていました。   社内の既存ドキュメント管理システムでは、CORINS対応データベースと連携出来ず、社員が活用しきれていない原因の一つであった。

ソリューション1:既存システムを活かし「i-file」の連携で4ヶ月の短期導入を実現

そこで、CORINS-EXと「i-file」を連携。
従来のドキュメント管理システムに比べ、「i-file」は連携性に優れていました。
そのためCORINS-EXと、「i-file」を容易に連携させることができ、その結果、4ヵ月という短期間、しかも低コストでの導入が実現。異なるシステム間のデータが有効に活用できるようになりました。
   「i-file」ならCORINS-EXと連携が容易。低コスト、短期間にて社内の工事情実績情報の一元管理が実現。

課題2:社内文書をもっと効率よく活用したい

従来のドキュメント管理システムに格納された技術資料は、ファイルによっては600~700ページとなり、ダウンロードやファイルの参照に時間がかかり、業務上大きな障害となっていました。
そのほかファイリングシステムには次のような問題を抱えていました。
運用面 データエントリー作業が煩雑。入力中には検索・出力できず、欲しい時に欲しい情報が引き出せない
データの再利用 データ形式が独自のため、再利用ができない
保守面 データのバックアップが困難

ソリューション2:「i-file」に置き換えた結果、高速検索/表示が可能に!

「i-file」は表示の際に必要な情報だけを切り出し、クライアントのパソコンに送付するため、たとえ600 ページ、700ページの文書データでもネットワークに負荷をかけず、高速な表示が可能です。現場のオフィスにおいてファイルが大きすぎるためにダウンロードに時間がかかったり、ハングアップしたりといった「見たいときに見られない」ストレスから開放され、業務効率が飛躍的に高まりました。
 
仕組みとしては、社員はパソコンから、従来のようにCORINS-EXにアクセスします。するとバックでは、CORINS-EXから、「i-file」を経由し、そこで必要な技術文書を取り込み、社員のパソコン画面に表示することになります。
もちろん、社員は「i-file」を意識することなく、社内システムから必要なデータを活用することができるのです。利用者側にとっては「i-file」を動かしているという認識はなく、従来から利用してきたDBが高速で利用でき、便利になったという評価をいただいています。   「i-file」とCORINS-EXの連携により、従来よりも高速検索、高速表示が実現し活用促進が実現。

評価

従来のドキュメント管理システムに格納された技術資料は、ファイルによっては600~700ページとなり、ダウンロードやファイルの参照に時間がかかり、業務上大きな障害となっていました。そのほかファイリングシステムには次のような問題を抱えていました。
別部門でも利用できる
導入した管理部門だけではなく、営業部門、現場でも工事実績情報を利用するケースが増加した。
 
ドキュメントの制限から開放
電子化可能な文書量が増大した。検索速度が速いため、工事報告書の制限枚数の問題がなくなった。
紙と電子データの統合
電子、紙のどちらでも扱えるため、紙と電子ファイルが混在する環境でのソリューションとしてベストチョイスであった。
 
短納期・低コストを実現
導入から本稼働まで、わずか4ヵ月程度と短期間で実現できた。(データコンバート時間も含む)
業務の効率化に貢献
WEB上での表示速度が速く、ページ毎に表示が可能なことから従来のファイルダウンロード方式に比べて100倍以上の時間の短縮が図られた。
   

ベネフィット

作業時間112日減、削減率は28%、大きな改善効果を実現
導入年度の入札対応件数は730件。うち、10%にあたる73件をマイクロフィルム検索したと仮定すると、次のような効果が表れています。
■作業時間削減効果
削減効果 112日!   作業時間削減率28%
作業時間 マイクロフィルム検索:1件あたり1.5日減
→ トータル(年間):1.5×73=112日減
 
削減率 112日÷(2人×200日)=28%減

今後のプラン:「i-file」と連携し、ナレッジ・マネジメントへ発展

今後の展開としては、「i-file」の優れた高速表示機能を活用し、技術論文・技術マニュアルなどの閲覧、工事写真の格納/閲覧(カラー画像)、電子納品物への対応など、他の業務への適用を考えています。
また、お客様からのお問い合わせ・質問情報の管理に、市販検索エンジンと「i-file」を連携させることを検討。紙ベースのお客様からのフィードバック情報を電子化、全文OCRの機能により、目的の文書をすぐに取り出せるようにし、ナレッジとして情報共有していくことを検討中です。
この製品を輸出する場合は、外国為替および外国貿易管理法により、政府の許可が必要です。
※「i-file」は、山崎情報産業株式会社の登録商標です。 ※その他記載されている会社名および商品名は、各社の商標または登録商標です。
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