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「文書管理」について

文書管理~ECMについて

ここでは、そもそも文書管理とは何か、文書管理の市場動向等を簡単にご説明しております。

「文書管理」とは…

「文書管理」と一言で言えば、少し前までは社内にある紙文書の整理や保管・管理について指していたかと思います。

 また、社内に保管するスペースやコストの増大、保管場所へのアクセス、必要書類の検索など非効率の元凶となる紙文書管理の課題に対し、紙文書の電子化や文書管理システム導入を検討する事も「文書管理」のひとつと言えます。

文書管理からECM(企業情報管理)へ

近年では、企業内で取り扱う情報が爆発的に増えているため、紙文書だけでなく、社内で保有するWebコンテンツ、メール、電子文書、音声、動画等の「コンテンツ」情報は、企業内情報の8割を占めると言われています。(基幹システム等で管理されているようなコンピュータが扱いやすく数値化・記号化されている検索・並び替え・集計などで使用されるデータは全企業情報の2割と言われている)

 このようなコンテンツをあらゆるリスクに対して、どのように管理していくかという事も非常に重要になりました。

 

つまり、紙文書を電子化して、ファイルサーバー上で管理し、保管スペースや保管コストの削減、検索性向上させ業務効率化をさせていくだけでなく、その電子化した情報やその他の電子コンテンツをいかにセキュアに真証性が有る状態で管理出来るか、そして災害等が起こった際に事業継続に必要な情報をどれだけ管理出来ているのかが重要になってきています。

(これをEnterprise Content Management「ECM(企業情報管理)」と呼んでいます。)

 

このような背景でコンプライアンス、事業継続、情報セキュリティの観点の課題に応えるようなシステムとして、現在ECM(企業情報管理)システムが多く販売されています。

クラウドによる文書管理

一方で、現在は「クラウド」による文書管理サービスも多くの企業から提供されています。

ハードウェアやソフトウェアを自社で持たず、外部の設備・環境を利用してハードやシステムの運用の手間や運用コストから解放される事がメリットとしてありますが、その一方で、(特に金融業界等の)個人情報等の機密情報を扱う業界については、機密文書をクラウド上で管理する事は情報漏洩のリスクとなり、結局は社内サーバーや紙文書のままでの管理になっているのが実情ではないでしょうか。

クラウドにより効率化を図れる情報(文書)ときっちりとセキュリティを意識しクラウドを利用しない情報(文書)を分けて、情報(文書)管理を行う事が必要なのかもしれません。

当社では、その機密文書の管理に関する取り扱いや文書管理方法については、金融業界をはじめとした多くの実績と経験がございます。機密文書の電子化や管理についてニーズに合わせて最適なご提案をさせて頂きます。

bunshokannri 

山崎情報産業の文書管理に関するサービス一覧

山崎情報産業では上記市場環境の中で以下のような文書管理サービス提供をしております。

 

・紙書類スキャンサービス

⇒紙書類の電子化(スキャン)により、「保管スペースや保管コストの削減」「業務効率化」の実現はもちろんのこと、金融業界をはじめとした多くの取引の実績と経験から培ったセキュアな電子化サービス体制により、外注では難しいと思われている、機密情報を含んだ書類の電子化をお請けします。

 

・マイクロフィルム電子化サービス

⇒紙書類の他のアナログ媒体として、マイクロフィルムの電子化(スキャン)サービスも行っています。

近年ではマイクロフィルムリーダーの製造中止や保守切れ、マイクロフィルムの劣化等でマイクロフィルム内の

情報についてバックアップを取るため、マイクロフィルムの電子化(スキャン)のニーズが高まっています。

紙書類スキャンと同様、セキュアな環境であらゆる種類のマイクロフィルム(16mm・35mmリールマイクロフィルム、COMフィッシュジャケットマイクロフィルム、アパーチュアカード等)の電子化を行う事が可能です。

 

・データ入力サービス

⇒上記電子化(スキャン)サービスで作成した電子(イメージ)データの検索性を向上させるべく、

紙やマイクロフィルム内の大量の文字情報をスピーディーかつセキュアな環境でテキストデータ化するサービスも行っています。

 

・文書管理システム「i-file

⇒電子化(スキャン)した文書の一元管理(検索・閲覧)が行えるクライアントサーバー型/Web型の文書管理システムです。

電子化した文書の他にも、音声や動画ファイル等あらゆるファイルもi-file内で管理する事が出来ます。

他システムとの連携が容易に出来る事が特長の一つですので、基幹システム等で管理している数値化されたデータと紐付けて電子化(スキャン)した文書やそれに紐付くその他のコンテンツの管理が実現出来ます。

i-fileのページでは具体的な事例もご紹介しております。

 

・デジタルマイクロアーカイブ

⇒デジタルデータの管理を充実させていく一方で、長期間にわたって情報を保管保存し続けていく上でデジタルデータの脆弱性をいかに担保していくかという課題も重要になってきています。ISO11506という国際基準に則った永年保管を実現する方法をご提案致します。

 

上記サービスをお客様の状況に合わせてご提供する事により、文書管理・ECMに関しての課題解決を実現致します。

 

参考情報

文書情報関連 用語集


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