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用語集

文書管理、情報処理でよく使われる用語を解説しています。お調べになりたい用語をクリックすると、説明文にリンクします。

アーカイブ

複数のファイルを一つのファイルにまとめること。文書管理では、アクセス頻度が低下した情報を別の媒体に移し、元のストレージから削除を行う操作を「アーカイブする」という。
 
 電子データのアーカイブ

アパーチュアカード

長方形の窓(アパーチュア)を備えた情報交換用紙カードのこと。アパーチュア部分には、35mmのロールフイルムを1コマまたは数コマに切断して貼り付けられる。カードに情報を書き込んで整理することができ、新聞や図面のファイリングなどに用いられる。

イメージ化文書

書面をスキャナ等の装置を利用して読み取り、電子化したもの。JIS Z 6016で定義づけられた電子化文書と同義である。
 
  書類スキャン  マイクロフィルムの電子化

機密性

電子文書等の情報の盗難、漏えい、盗み見を未然に防ぐために、許可された者以外のアクセスを防止し、保存・管理すること。

検索性

電子化した文書等を必要に応じて、検索することができること。
 
 お薦めの文書管理システム

原本

「一定の事項を表示するため確定的なものとして作成された文書」(内閣法制局法令用語研究会編「有斐閣法律用語辞典」)。「電子情報処理組織を使用して処理する場合等における計算証明の特例に関する規則」(平成十五年四月一日会計検査院規則第四号)の第14条には、『「原本」とあるのは「原情報」と、「謄本」とあるのは「原情報を出力した書面」とする。』と説明されている。

事業継続計画(BCP)

大地震等の自然災害、感染症のまん延、テロ等の事件、大事故、サプライチェーン(供給網)の途絶、突発的な経営環境の変化など不測の事態が発生しても、重要な事業を中断させない、または中断しても可能な限り短い期間で復旧させるための方針、体制、手順等を示した計画のこと。(内閣府 事業継続ガイドライン 第三版)
 
  電子データのアーカイブ  文書のマイクロフィルム作成

事業継続マネジメント

リスクマネジメントの一種で、企業がリスク発生時にいかに事業の継続を図り、取引先に対するサービス提供の欠落を最小限に留めるかを目的とする経営手段。経営レベルの戦略的活動として位置付けられる。
内閣府の「事業継続ガイドライン 第三版」では、『BCP策定や維持・更新、事業継続を実現するための予算・資源の確保、対策の実施、取組を浸透させるための教育・訓練の実施、点検、継続的な改善などを行う平常時からのマネジメント活動』と定義している。
 
  電子データのアーカイブ  文書のマイクロフィルムの作成

スキャナ保存

書面で作成された書類をスキャナでイメージ化し、電子的に保存すること。電子帳簿保存法では、画像の解像度や取り込んだデータにタイムスタンプと電子署名をつけることなど、要件が厳しく指定されている。
 
  書類のスキャン  マイクロフィルムの電子化

タイムスタンプ

対象となる電子データに日時情報を付与し、電子データの存在証明と非改ざん証明を行う仕組み。国税関係書類については、財団法人 日本データ通信協会に認定されたタイムスタンプ局が発行する時刻認証であることを義務付けている。

デジタル-マイクロ・アーカイブ

CD/DVD/HDDなど検索性に優れたデジタル保存媒体と、マイクロフィルムなど長期保存性に優れたアナログ保存媒体の双方の特長を生かし、それぞれを補完、共存する形で実現するシステムおよび管理手法。法的証拠能力を強化した電子化文書等からマイクロフィルムを作成し、日常利用は電子化文書等で行い、100年を超える長期保存はマイクロフィルムで実現する。
  電子データのアーカイブ

電子化文書

紙文書またはマイクロフィルム文書を電子画像(ビットマップ)化した文書。(JIS Z 6015)
単純なビットマップファイルだけでなく、スキャニングしたデータをOCR処理し、透明テキストを埋め込んだPDFファイルも電子化文書に含まれる。
 
  書類スキャン  COMマイクロフィルム電子化

ドキュメント・マネジメント・システム

書面で作成された書類をイメージ入力し、検索用インデックス情報の入力や最適なストレージ装置への記録、文書のライフサイクル管理などを行い、必要なときに該当文書イメージを迅速に検索・表示できるシステム。
 
  お薦めの文書管理システム

内部統制

組織が適正かつ効率的な業務を遂行するために、組織内部で適用されるルールや業務プロセスを整備し運用すること。また、その結果確立されたシステム。
構築され運用される体制およびプロセスのこと。新会社法や金融商品取引法(J-SOX法)により、内部統制の強化が求められるようになった。内部統制の目的は4つあり、
(1)業務の有効性および効率性
(2)財務報告の信頼性
(3)事業活動に関わる法令等の遵守
(4)資産の保全
である。
この目的を達成するための基本的要素は6つあり、「統制環境」「リスクの評価と対応」「統制活動」「情報と伝達」「モニタリング」「ITへの対応」と、それぞれの体制や活動状況などを記録し、保存することが求められている。

文書情報マネジメント

文書情報の作成から利用、保管、廃棄まで、効率的かつ確実に管理するため、ハード、ソフト、コンテンツを機能的に組み合わせ、目的に応じて文書情報を有効活用すること。
 
  お薦めの文書管理システム

文書情報マネジメントセンター

文書等、機密文書等を保管し、また電子化やピッキングなど付随する作業、サービスを行う建物、施設、設備の総称。

文書のライフサイクル

「文書の寿命特性、または文書を作成、登録、利用、保管・保存および廃棄する一連のプロセスの全期間」と、JIS Z 6016では定義している。
文書の寿命特性とは、文書を使う頻度が時間と共に変化することをいう。例えば業務用文書はその内容が日常業務に関係している数週間から数ヶ月は活発に使用され、通常は徐々に使用頻度が減少する。一方、予算書などは翌年の予算作成時に参照するため、一定期間の後に頻度が一時的に上がる。

文書情報

文字その他の記号や信号で記録媒体に記録したもの。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会では、『組織の構成員が職務上作成し、または取得した文書、図書および電磁的記録』と定義している。この定義では音声や動画なども文書情報に含まれ、これらをまとめて「コンテンツ」ということがある。

マイクロフィッシュ

マイクロフィルムの一つで、葉書大(A6判が一般的)のカード状フィルムに、新聞紙約30ページ分の資料を縮写して配列したもの。マイクロフィッシュの内容を識別できるよう、肉眼で読める見出しを備えている。
JlSでは、文書用(49コマ、98コマ)および計算機出力(COM)マイクロフィッシュ(63コマ、208コマ、270コマ、420コマ)が標準化されている。
 
  マイクロフィルムの作成

マイクロフィルム文書

マイクロフィルムに記録した文書。あらかじめ定められた取扱規程等に基づき、通常業務の一環として「証明方式」により作成された場合は、紙文書と同等の法的証拠能力(形式的証拠力)があると理解されている。
また、デジタルマイクロアーカイブによって作成されたマイクロフィルム文書は、電子化文書取扱ガイドラインおよび2009年6月に制定されたISO11506をもとに、法的証拠能力を強化するためのガイドラインを作成している。
 
  文書のマイクロフィルム作成

COM

コンピュータから出力されるデータを、マイクロフィルムに記録するための装置や方法等の総称。
コンピュータから出力されるデータを文字や図形に変換し、それを直接マイクロフィルムに記録するCOM装置と、作成されたCOMフィルムを検索する周辺装置およびその利用法を総称してCOMシステムと呼ぶ。
 
  帳票データのマイクロフィルム

dpi

dots per inchの略で、ドット密度の単位。スキャナやプリンタなどの解像度を表すもので、1インチ(25.4mm)の幅の中にどれだけのドットを表現できるかを表している。

JPEG

静止画像データを圧縮する方式の一つ。グレースケールまたは24ビットのフルカラー (1677万色)を対象とした圧縮方式で、白黒2値の画像は対象としていない。
圧縮率が高いわりに画質の低下が少ないのが特徴。圧縮の際に、若干の画質劣化を許容する(一部のデータを切り捨てる)方式と、まったく劣化のない方式を選ぶことができ、許容する場合はどの程度劣化させるかを指定することができる。
自然画や写真など、なめらかな階調と色彩をもつ画像の圧縮に適している。

OCR

光学式文字読取装置(Optical Character Reader)。手書き文字や印字された文字をスキャナで読み取り、専用のソフトウエア(OCRソフト)を用いて文字を識別し、文字データへ変換する仕組みのこと。

TIFF

ビットマップ画像の符号化形式の一種。タグと呼ばれる識別子を使うことで、白黒2値、グレースケール、カラー形式のビットマップ画像を柔軟に表現することができる。
1枚の画像データを、解像度や色数、符号化方式の異なるいろいろな形式で一つのファイルにまとめて格納できるため、比較的アプリケーションソフトに依存しない画像フォーマットである。

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